普段なじみのないアクセスですが、何らかの理由で使わざるを得ない場面に遭遇した時非常に困った事態が起きます。例えば
などです。
取引先の問題の場合は別のファイル形式（Excelなど）で送り直してもらえるようお願いして事なきを得る場合が多いです。アクセスを使える環境が少ないというのは相手先でも承知してる場合が多いので、すぐに対応してもらえることでしょう。そもそも承知の上であればそのような形式で送らないはずですので、レアなケースと言えるでしょう。
この場合が最も厄介なケースです。自社で作成したオリジナルですから、設計内容は全て作成者の頭の中です。基本的なルーチンワークとして操作者が残っている場合ならまだしも、利用頻度が低く、申し送りしないまま操作者もいなくなってい待った場合は、中のデータは誰の目にも触れないままお蔵入りになるケースが高いです。
また日常業務で使われている場合でも、環境の変化でデータの構造を変更しなければならない場面などは珍しくありません。例えば売り上げの集計で支店の増加に伴い集計表の出力フォームを変更しなければならないなど、エクセルでもよくある光景です。もちろんエクセルを使える社員は多いでしょうから誰かが直せばいいだけで問題にさえならないと思います。アクセスはこうはいきません。ちゃんと操作方法を覚えた人間が、データ構造を理解した上で修正する必要があります。非常にハードルが高い作業で、決まりきった操作だけを繰り返してる社員では到底無理な仕事になります。これがきっかけでアクセスから他のソフト（大抵はエクセル）へ移行することもありえます。
日常の業務でワード(Word)やエクセル(Excel)を使う機会は多いと思います。またプレゼン用にパワーポイント(PowerPoint)を使っていると職場ではパソコン上級者の扱いを受けるかも知れません。
これらのソフトは『マイクロソフト社のオフィス(Microsoft Office)』というアプリケーションにセットで入っています。一口にMSオフィス（事務所という意味と区別する為、以降MSオフィスと表記）と言っても、契約の種類によって含まれるソフトの数や種類が変わってきます。大抵はワード、エクセルが基本となって、最近ではパワーポイントも同梱される契約が主流です。
さらに上位クラスの契約には多くのソフトがセットされてきますがその中にもう一つ、第４のツールとも言うべきソフト「アクセス(Access)」というアプリケーションが入っています。このアクセスはデータベースを扱うソフトで、多くのデータから特定の条件に合致するデータを抜き出したり集計したりすることを得意としています。ビジネスシーンでは顧客データの中から今月誕生日の顧客データを抜き出してリストにしたり、得意先データと売掛データを集計して請求書を印刷したりすることができます。使いこなせればかなり有能なツールと言えるでしょう。
それなのになぜこの「アクセス」があまり使われていないのでしょうか。
アクセスを使うためには上位の契約が必要です。当然利用料金も高額になります。日常業務がエクセル・ワードで充分足りてるのに、わざわざ高いお金を出してまで導入するに見合うメリットが見いだせないからです。結果アクセスがインストールされてるパソコンがないか、あっても数台ということになります。
アクセスを使うためにはそれを操作する人間が必要です。ワードやエクセルでさえパソコンが苦手な人には何をやってるのかさっぱりだと見えるほどに高度な技術が必要です。ところが昨今のビジネスマンは普通に使いこなしています。大学生なども入学したらまず本業の勉強の前にエクセル・ワードの使い方を覚えないと単位がもらえない環境にあります。
これらはいずれも「必要」に迫られてのことです。必要がなければ使える人間の数もぐっと減ることでしょう。また使える環境が身近にあるというのも大きいでしょう。必要の度合いと使う機会の多さはお互いに増幅しあって利用者数の増大につながります。
これと逆の状態にあるのがアクセスで、「使う人がいない」→「使う機会がない」→「使う必要がない」→「使う人がいない」という負のスパイラル状態です。
加えてアクセスはデータベースという独特の知識を必要とします。初めてエクセルに手を付ける人は”セル”という概念に戸惑うと思いますが、それでも”箱”や”入れ物”に例えておっかなびっくり数字や文字を打ち込んでいくうちになんとなく馴染んでいくものです。片やアクセスは最初の画面からして何をしていいかわからない。社員に教育するにしても独学するにも敷居が高いですし、採用するにしてもスキルを持った人を探すのも難しいのが実情です。
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